Direct naar inhoud
30 Jan – 9 Feb 2025

Voorwaarden voor vrijwilligers

Bedankt voor je interesse in vrijwilligerswerk bij Stichting International Film Festival Rotterdam (IFFR). Wanneer je je opgeeft als vrijwilliger bij IFFR gelden de volgende afspraken en voorwaarden:

1. Aard van het vrijwilligerswerk 

1.1. De werkzaamheden van de vrijwilliger zijn uitsluitend ondersteunend en gericht op het ondersteunen van IFFR. Deze taken vallen niet onder de verantwoordelijkheden van betaalde medewerkers en zijn geen werkzaamheden die betaalde krachten binnen de organisatie momenteel uitvoeren of in het recente verleden hebben uitgevoerd.

1.2. Er zijn geen diploma’s of specifieke opleidingen vereist om het vrijwilligerswerk te kunnen doen. 

1.3. We verwachten dat vrijwilligers de aanwijzingen van de desbetreffende coördinator ten allen tijden opvolgen, zodat alles soepel en prettig verloopt voor iedereen.

2. Werktijden en rooster

2.1. Het werk kan plaatsvinden voor, tijdens en na het festival, afhankelijk van de functie.

2.2. De werktijden verschillen per functie en worden van tevoren met je afgestemd. Je kunt erop rekenen dat een dienst gemiddeld tussen de 5 en 8 uur duurt.

2.3. We vragen je om minimaal 25 uur aan het festival bij te dragen. Afhankelijk van je beschikbaarheid kan dit oplopen tot 60 uur, maar dit bespreken we vooraf met je.

2.4. Het rooster wordt door de coördinatoren van IFFR samengesteld, gebaseerd op de beschikbaarheid die je van tevoren hebt doorgegeven.

3. Regeling bij ziekte of verhindering en ruilen van diensten

3.1. Als je ziek bent of om een andere reden verhinderd, laat dit dan zo snel mogelijk weten aan je coördinator. We vragen je dit telefonisch door te geven, tenzij je met je coördinator een andere afspraak hebt gemaakt. Daarnaast stuur je ook een e-mail naar de vrijwilligerscoördinatoren met de reden van je afmelding.

3.2. Je kunt je diensten ruilen met andere vrijwilligers die dezelfde functie hebben, mits je dit in overleg doet met je (sub)coördinator. Zo kunnen we ervoor zorgen dat het werk goed verdeeld blijft.

3.3. Mocht je onverwachts uitvallen, dan zorgt IFFR voor vervanging, zodat de continuïteit van het werk gewaarborgd blijft.

4. Verzekering 

4.1. Als vrijwilliger ben je tijdens je diensten verzekerd onder de polis van IFFR.

4.2. IFFR zal je niet aansprakelijk stellen voor schade die je per ongeluk veroorzaakt, tenzij er sprake is van opzet, grove schuld of bewuste roekeloosheid.

4.3. IFFR is echter niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor diefstal of verlies van je persoonlijke eigendommen. We raden je aan om je waardevolle spullen goed in de gaten te houden, of deze te bewaren in de daarvoor bedoelde kluisjes mochten deze aanwezig zijn op de locatie. 

5. Overige afspraken

5.1. Je moet minimaal 18 jaar oud zijn bij de start van je eerste shift om te kunnen beginnen met het vrijwilligerswerk.

5.2. Je dient in het bezit te zijn van een geldig Europees paspoort of ID, of een Nederlandse verblijfsvergunning. IFFR mag vanwege wettelijke verplichtingen geen vrijwilligers aannemen die hier niet aan voldoen.

5.3. Als je niet in Rotterdam woont, dien je zelf te zorgen voor je verblijf en vervoer. Eventuele reis- en verblijfskosten worden niet door IFFR vergoed.

5.4. Je dient je te houden aan de (huis)regels en algemene voorwaarden van IFFR, zoals gecommuniceerd via de website, e-mails of vrijwilligershandleidingen.

5.5. Tijdens je vrijwilligerswerk verwachten we een professionele werkhouding van je. Dit betekent dat je betrouwbaar en vriendelijk bent naar collega’s, bezoekers en gasten.

5.6. Je draagt tijdens je diensten altijd de festivalbadge en bij voorkeur ook het crew T-shirt. Daarnaast verwachten we dat je er verzorgd uit ziet.

5.7. Tijdens je dienst zorgt IFFR voor lunch of een avondmaaltijd, zoals belegde broodjes, fruit en drinken. Buiten je werktijd is het niet toegestaan om gebruik te maken van de vrijwilligersruimte of deze voorzieningen.

5.8. Bij het uitvoeren van de taken en tijdens het dragen van het crew-shirt, badge en/of IFFR uitingen in het algemeen, is het niet toegestaan om onder invloed van alcohol, soft-/harddrugs en/of andere verdovende middelen te zijn.

5.9. IFFR mag beeldmateriaal waarop je als vrijwilliger te zien bent gebruiken voor communicatiedoeleinden, zoals foto’s van het festival die op de website of in promotiemateriaal worden gebruikt. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je dit laten weten aan de vrijwilligerscoördinatoren. 


5.10. We houden een vrijwilligersadministratie bij waarin we je contactgegevens en je werkgeschiedenis bij IFFR registreren. Deze gegevens worden zorgvuldig beheerd en alleen gebruikt voor doeleinden rondom het festival. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je dit laten weten aan de vrijwilligerscoördinatoren. 


5.11. Door je aan te melden als vrijwilliger word je automatisch ingeschreven voor de nieuwsbrief voor (oud-)vrijwilligers. Deze nieuwsbrief kan tot twee jaar na aanmelding enkele keren per jaar verschijnen.

6. Diversiteit, inclusiviteit en gedragscode

IFFR is een plek voor filmliefhebbers van allerlei achtergronden, en we vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom en gerespecteerd voelt. We streven naar een veilige omgeving waarin respect centraal staat en waar iedereen zichzelf kan zijn.  Daarom wordt iedere vorm van intimidatie, discriminatie, seksisme, of ander ongewenst gedrag niet getolereerd . 

Het vrijwilligersprogramma is niet alleen van cruciaal belang voor de organisatie van het jaarlijkse festival, maar ook om mensen samen te brengen en een gevoel van verbondenheid te creëren. Om ervoor te zorgen dat onze vrijwilligersgroep divers en inclusief is, en een afspiegeling vormt van ons publiek, onze gasten en de Rotterdamse gemeenschap, kan iedereen met een geldig Europees (EEA) paspoort of een Nederlandse verblijfsvergunning zich aanmelden voor vrijwilligerswerk bij IFFR, met inachtneming van het volgende: 

6.1. Bij het selecteren van vrijwilligers maken we geen onderscheid op basis van afkomst, geslacht, leeftijd, religie, seksuele oriëntatie, handicap of welke andere persoonlijke kenmerken dan ook. Iedereen is welkom om zich aan te melden, zolang je voldoet aan de paspoort-/verblijfsvergunningsvereisten.

6.2. We proberen altijd zoveel mogelijk rekening te houden met jouw voorkeuren, ervaring en beschikbaarheid bij het toewijzen van rollen. Deze beslissingen worden in overleg met jou gemaakt.

6.3. We verwachten dat je respectvol omgaat met je collega-vrijwilligers, festivalmedewerkers, gasten en het publiek. Door de Vrijwilligersverklaring te ondertekenen, geef je aan dat je op de hoogte bent van onze gedragscode en dat je deze naleeft.

6.4. IFFR hanteert een nultolerantiebeleid voor ongewenst gedrag, zoals intimidatie, discriminatie, geweld of andere vormen van ongepast gedrag. Mocht iemand zich hier schuldig aan maken, dan kan de toegang tot het festival worden ontzegd.

Als je tijdens je werk ongewenst gedrag ervaart of je ergens ongemakkelijk bij voelt, kun je altijd contact opnemen met de vrijwilligerscoördinatoren via volunteers@IFFR.com of 010 890 90 90. 

Voor gevoelige zaken waar je liever niet met de coördinatoren over praat, is er ook een externe vertrouwenspersoon beschikbaar via https://mores.online/.

(Deze tekst is voor het laatst aangepast in oktober 2024).

We kijken ernaar uit om samen met jou van het festival een groot succes te maken en hopen dat je een mooie ervaring zult hebben als vrijwilliger!